Hjälpsidor...

Adress för betygskataloger

Vuxenutbildningen
Kompetenscentrum
Järfälla kommun
177 80 Järfälla

Saknar du konto?

Varje skola administrerar sina egna personalkonton. Om du saknar konto i Järfällas Alvis, ska din kollega skapa ett konto åt dig.

Så skapas ett konto
Du som redan har ett konto i Alvis kan skapa ett för din kollega eller låsa upp om det skulle behövas.
Nya personalkonton skapas under Systemadministration/Personal.
När du skapar ett nytt konto ska du ge det ett användarnamn. Användarnamnen i Järfällas Alvis består av skolans prefix + de två första bokstäverna i förnamnet + de tre första bokstäverna i efternamnet. Användaren måste också ha ett personnummer för att inloggning med e-leg ska fungera. Titta gärna på ditt eget konto om du är osäker på vilka uppgifter du ska fylla i.

När du har skapat ett nytt konto, så skicka ett mejl till kontakt@jarfalla.se för att kontot ska aktiveras och få rätt behörighet.

 

Inloggningsproblem?

Inloggning i Järfällas Alvis sker från och med 22 juni med hjälp av bank-id. För att det ska fungera måste det finnas ett korrekt personnummer registrerat på ditt konto. Har du problem med ditt bank-id så måste du vända dig till den som utfärdat det.
 
Om dina inloggningsproblem kvarstår, ska du i första hand vända dig till dina kolleger på skolan. Kommunen har små resurser att hantera skolornas personalkonton.

Vanliga problem som förekommer är att ens konto blivit spärrat på grund av inaktivitet eller av för många felaktiga inloggningsförsök. Alla skoladministratörer har behörighet att lösa dessa typer av problem.
 

Ansökningstider och kursstarter våren -18

Katalogen är öppen för ansökningar från och med 9 oktober 2017.

Från och med 3 april 2017 ska alla skolor som har ordinarie eller tillfälliga avtal med Järfälla lägga in och administrera sitt utbud direkt i Järfällas eget Alvis (alltså, inte i Freja).

Det är viktigt att ni snarast lägger in ert utbud – men allra senast den 1 oktober. Den som har administratörsrättigheter har tillgång till katalogen. Förfarandet är det samma som i Freja. Frågor skickas till
kontakt@jarfalla.se.

OBS! När ni är färdiga med inmatningen så titta igenom ert utbud i katalogen (jarfalla.alvis.gotit.se/student) så att allt finns med och ser bra ut. Glöm inte att lägga in så mycket kringinformation som möjligt. Schema till exempel är något som efterfrågas av många sökande.

 
Sista ansöknings-
dag
Underlag
UBA
Kallelse
eleven
Kursstart
Sön 12 nov - 17 Mån 11 dec Mån 25 dec 8 jan
Sön 17 dec - 17 Mån 15 jan Mån 29 jan 12 feb
Sön 21 jan Mån 19 feb Mån 5 mars 19 mars
Sön 25 feb Mån 26 mars Mån 9 apr 23 april
Sön 1 april Mån 30 apr Mån 14 maj 28 maj


Nya inloggningsrutiner för Järfällas Alvis

Den 22 juni gick vi i Järfälla över till inloggning med e-leg i Alvis. Du kan välja om du vill logga in med personnummer eller användarnamn. Lösningen är den samma som används av KCNO. För att övergången ska gå smidigt för din skola, är det bra om ni tittar över era konton och lägger in personnummer där det saknas. All personal på skolorna har behörighet att ändra i sina kollegers konton. Användarnamn skapas i framtiden på samma sätt som tidigare med prefix. Observera att lösenord fortfarande behövs för signering av betyg och för att spara ändringar under fliken Personal. Som vanligt skapar ni era egna konton, men vi tilldelar behörighet.
OBS! Om du inte kommer in på ditt konto trots att du har ett personnummer, kan det bero på att ditt lösenord är gammalt.
Om ni har lagt in personnummer, aktiverat kontot OCH bytt lösenordet, MEN ändå inte kommer in så skicka ett mejl till kontakt@jarfalla.se.


Studieförsäkran till CSN från och med 10 juni

Nu ska varje skola lämna studieförsäkran för sina elever. Markeringen görs på elevens grupper. Administratörer och lärare kommer att se i högerspalten på Alvis startida om det finns elever som behöver studieförsäkras. Förändringen gäller från och med 10 juni.
För att registrera: Klicka på Studerande och sök fram en elev. Välj Grupphantering (3) och Registrera status/registrera studieförsäkran.

Röd boll = Försäkran = NEJ
Gul boll = Försäkran saknas, rapporteras som NEJ till CSN
Grön boll = Försäkran = JA

Tidigare har en studieförsäkran (registrering) automatiskt satts till JA så fort individuellt startdatum har inträffat. Detta ändras från 10/6 då CSN kräver ett aktivt intygande per kursdeltagare och det får INTE göras INNAN kursdeltagaren har börjat då det räknas som falskt intygande. I Alvis kommer det inte gå att i förtid registrera studieförsäkran.

Nytt är också att Trainee ska rapporteras till CSN vilket kommer att gå att göra från 10/6.

Observera att eleven inte kommer att kunna få medel från CSN förrän studieförsäkran lämnats från skolan.

 

Järfällas kursutbud ska nu administreras i Alvis

Från och med 3 april 2017 ska alla skolor som har ordinarie eller tillfälliga avtal med Järfälla lägga in och administrera sitt utbud direkt i Järfällas eget Alvis (alltså, inte i Freja).

För skolor med tillfälliga avtal gäller att endast utbildningar som avslutas under året får läggas ut för ansökan. För våren 2018 avser vi att teckna nya avtal.
 
Det är viktigt att ni snarast lägger in ert utbud – men allra senast 18 april – för att elever som vill ansöka till julistarten ska hinna med. Den som har administratörsrättigheter har tillgång till katalogen. Förfarandet är det samma som i Freja. Frågor skickas till kontakt@jarfalla.se.

OBS! När ni är färdiga med inmatningen så titta igenom ert utbud i katalogen (jarfalla.alvis.gotit.se/student) så att allt finns med och ser bra ut. Glöm inte att lägga in så mycket kringinformation som möjligt. Schema till exempel är något som efterfrågas av många sökande.

Ansökningstider och kursstarter
Katalogen är öppen för ansökningar från och med 3 april 2017.

Sista ansöknings-
dag
Underlag
UBA
Kallelse
eleven
Kursstart
Sön 7 maj Mån 5 juni Mån 19 juni Mån 3 juli
Sön 11 juni Mån 10 juli Mån 24 jul Mån 7 aug
Sön 16 juli Mån 14 aug Mån 28 aug Mån 11 sep
Sön 20 aug Mån 18 sep Mån 2 okt Mån 16 okt
Sön 24 sep Mån 23 okt Mån 6 nov Mån 20 nov


Antagningsbesked till eleverna

Senast två veckor innan kursstart ska eleverna ha fått sitt antagningsbesked från skolan.

Tidigare var det skolornas ansvar att kontrollera elevernas behörighet - nu ligger ansvaret istället på eleven att meddela skolan om det saknas betyg på underliggande kurs. Om detta sker, återkoppla till oss: kontakt@jarfalla.se

Det betyder att tillståndet "Om godkänd på underliggande kurs /.../" fasas ut. I de fall där ansökan behandlats innan ändringen kan tillståndet fortfarande förekomma.



Viktigt vid registrering av grupper och studieaktivitet för eleverna

Rapporteringen till SCB genererar ofta stora mängder av manuell korrektur på grund av felaktiga registreringar av elevernas grupper. Flest fel förekommer i datumregistreringarna. Vi vill därför påminna er om att vara noggranna när ni registrerar, och att tänka extra på följande:

Enstaka kurser och kurser som ingår i paket

  • Ej påbörjat = Statusdatum ska vara samma som kursens startdatum. Ändra inte kursens tänkta slutdatum.
  • Avbrott dag 1 = Ej påbörjat.
  • NYTT! Gruppen är ersatt = Används vid gruppbyte för elev, observera att den nya gruppen läggs på en ny rad och ska ha samma start- och slutdatum som den ersatta gruppen (detta är viktigt för CSN).
Prövningar
  • Ska ha ett och samma datum för kursstart, kursslut och betyg.
Kurspaket 
  • Själva behållaren för kurspaketet (kurskod KURSPAKET) ska inte rapporteras till SCB. Bocka ur detta alternativ när ni skapar gruppen.
  • NYTT! Behållaren ska också märkas med Ekonomimärke 2.
  • Om en elev avbryter ett kurspaket, så måste grupper som inte har påbörjats markeras med status Ej påbörjat (statusdatum kan vara det datum då eleven meddelade att de avbryter paketet). Endast de grupper som har påbörjats och avbrutits ska markeras med status Avbrott och ett korrekt avbrottsdatum.
 

Nationella delkurskoder nu i Alvis

GRNSVEB 200 p, GRNSVEC 200 p, GRNSVED 200 p
GRNSVAB 200 p, GRNSVAC 200 p, GRNSVAD 200 p
GRNENGA 100 p, GRNENGB 100 p, GRNENGC 200 p, GRNENGD 200 p
GREMATA 100 p, GRNMATB 100 p, GRNMATC 200 p, GRNMATD 200 p

OBSERVERA ATT delkurs 1 för GRNSVE och GRNSVA inte ska vara sökbara i kurskatalogen, och är därför inte valbara här i Alvis.

 

Registrera grupper för orienteringskurser i Järfällas Alvis

Om du ska registrera en orienteringskursgrupp i vårt Alvis ska du välja en av nedanstående kurskoder. Gruppnamnet skapar du själv, men det bör vara självbeskrivande.

KGYORI11A = ”Orienteringskurs, studie- och yrkesval”
KGYORI11B = ”Orienteringskurs, studieteknik”
KGYORI11C = ”Orienteringskurs, introduktion”
KGYORI11D = ”Orienteringskurs, validering”
KGYORI11E = ”Orienteringskurs, modersmålsstöd”
KGYORI11F = ”Orienteringskurs, yrkessvenska”

Mer information om orienteringskurser och en förklaring till Skolverkets kodsystem hittar du här: Orienteringskurser inom gymnasial komvux

 

Vem får signera betygskatalogen?

Vi får ofta frågan om vem som får signera en betygskatalog. Är det okej att utbildningsansvarig gör det? Svaret är att den som beslutat om betyget ska signera katalogen. Och att katalogen ska innehålla namn och titel på beslutande.
Se SKOLF 2012:8, 7§ och 8§.



Viktigt i kurskatalogen: Dölj kurser markerade "Ej sökbar via webben"

Det ligger kurser i kurskatalogen som inte ska vara sökbara alls, men som är markerade Ej sökbar via webben. Denna formulering är mycket förvirrande för elever som då undrar Var kan man söka kursen? För att minska förvirringen måste dessa kurser döljas.
För att dölja en kurs i katalogen, välj Ej godkänd som kursstartsstatus. Då visas inte starten publikt trots att det redan kan finnas sökanden på kursstarten.
 


Titel och beskrivning för gymnasiearbete

Glöm inte att registrer titel och beskrivning för gymnasiearbete innan katalogen skrivs ut. Detta görs under fliken Lärarfunktioner.
 


Studievägledare - har du rätt behörighet i Alvis?

När nu alla studievägledare på skolorna och i kommunerna gemensamt ska uppdatera elevernas studieplaner är det viktigt att du som är studievägledare har rätt behörighet. Kommer du åt eleverna studieplaner och kan spara ändringar? Annars, hör av dig till kontakt@jarfalla.se
 

När kursen inte startar - information som ges till de sökande:

1. Leta upp kurs hos annan anordnare.
2. Kontakta anordnaren för att höra om kursen startar och om det finns plats.
3. Be administratör/syv på aktuell skola att kontakta kontakt@jarfalla.se och bekräfta att de kan ta emot dig. Byten måste meddelas senast en vecka före skolstart annars hänvisas du till att göra en ny ansökan till nästa period.

När vi har fått besked från skolan godkänner vi bytet, och skolan skickar därefter dig en kallelse till kursstart. Har du frågor om kursstarten så kontakta skolan direkt.

OBS! Du behöver inte besöka Järfälla Vägledningscentrum för att genomföra skolbytet.


När ni som skola har kontaktat oss via e-post enligt ovan så bekräftar vi eller avslår i ett svarsmejl. Därefter kan ni om det är aktuellt kursplacera eleven och skicka kallelse.

 

 

 



Åtkomst Alvis för skolor där kontrakt löpt ut med 2015

Personal på skolor som tidigare haft kontrakt med Järfälla kommun kan under februari ut hämta de ekonomiska underlag man behöver. För att komma åt din skola måste du dock göra en ändring i inställningarna för ditt konto:
1. Klicka på Mina inställningar (lilla gubben uppe till höger i bild efter inloggning).
2. Bocka för alternativet "Visa inaktiva (i), Skolor, Tillstånd, Perioder, Personal och Ekonomimärken (för sökurval och registering)"
3. Spara. Eventuellt behöver du logga ut och in igen för att det ska fungera.


Bransch och Ekonomimärke 2

Nu är det möjligt att också i vårt Alvis koppla bransch och ekonomimärke till era grupper. Bra om detta görs innan första frysningen för 2016.

 


Beviljade elever som inte har hunnit få betyg på underliggande kurs

För att snabba upp antagningsförfarandet för dem som sökt till kurs där det krävs behörighet i underliggande nivå, sätter vi - i de fall där eleven inte avslutat den behörighetsgivande kursen och fått betyg vid administrationstillfället - tillståndet "Om godkänd på underliggande kurs, annars avslag".

Det faller på aktuell utbildningsanordnare att vid förekomst av detta tillstånd på en ansökan, innan kursplacering sker, kontrollera att eleven är behörig. I annat fall ska elevens ansökan returneras.

Detta betyder i praktiken att ni kan kalla eleven till kursstart - men INTE kursplacera - och det måste framgå av kallelsen att eleven inte har rätt att starta kursen om hen inte är behörig vid kursstart. Om eleven är behörig vid kursstart kan ni kursplacera som vanligt, annars returnerar ni eleven. Vilka elever som har tillståndet "Om godk ..." framgår av den fil över ansökningar som kan tas ut under Statistik/Aktuellt. Man kan också se detta tillstånd genom att välja bland tillstånden under fliken Kursplacering.
 

Rutiner för hantering av betygskataloger

Många elever hör av sig till oss på Järfälla Vägledningscentrum och undrar över sina betyg. De kan ha fått information från sin lärare att betyget är satt, men kan ändå inte se det i Alvis eller i Beda (UHR). Därför vill vi här påminna er om hur betygshanteringen går till:

  1. Skolan sätter betyget i Alvis.
  2. Skolan låser betyget i Alvis.
  3. Skolan skriver ut betygskatalogen från Alvis.
  4. Läraren skriver under katalogen och skickar den med post till JVC.
  5. JVC tar emot katalogen och godkänner betyget i Alvis.
  6. JVC exporterar betyget till Beda.
  7. Eleven kan få sitt betyg utskrivet om så önskas.

 

Alltså: Ju fortare vi får katalogerna oss tillsända, desto snabbare kommer betyget till Beda. Och så länge inte katalogen postats av skolan, är det är ingen idé för eleven att vända sig till JVC. Då måste vi hänvisa eleven tillbaka till skolan.

För att eleverna ska få korrekt information kring betygshanteringen, utgår vi från att skolorna tar ansvar för att informera all sin personal om ovanstående.

Sista dag för rapportering till Beda är 20 juni. För att vi ska hinna godkänna betygen till dess, måste betygskatalogerna vara oss tillhanda senast den 16 juni, men gärna tidigare på grund av den stora arbetsbelastningen.

Vid frågor, kontakta elevadminvux@jarfalla.se.

Betygskataloger skickas till: Järfälla Vägledningscentrum, Järfällavägen 102-104, 177 41 Järfälla.

 

Påminnelse: Viktigt med rätt slutdatum på betygskataloger

Observera att betygsdatum ska vara det samma som kursens slutdatum på katalogerna. I annat fall blir det problem med myndighetsrapporteringen. Alltså: Vid stressbetyg ska kursens slutdatum ändras. Viktigt är också att eleven informeras om eventuella konsekvenser för studiemedelsuttag.
När vi får en katalog med felaktiga datum kräver detta att vi låser upp betygen och att ni skickar om katalogerna. Innebär merjobb för alla och väntan för eleverna.

   
 
Påminnelse: Informera per mejl om returer

Som alla säkert vet ska skolorna utan dröjsmål informera de elever som inte kan ges plats och vars ansökningar går i retur. Utöver detta önskar vi också att ni informerar våra studievägledare per mejl om de returer ni gör. Vilka går i retur och varför? Anledningen är att vi snabbare kan hjälpa till alternativ.
Mejladress: kontakt@jarfalla.se.

 

 

Påminnelse: Timmar, typ och bransch på grupperna

Vid registrering av grupper är det viktigt att komma ihåg att

  • ange antal timmar (50p/35h, 100p/70h osv.)
  • ange (grupp)typ – ex. om gruppen gäller prövning
  • koppla bransch – för att ekonomiavtalet ska falla ut
 

Elev- och personaladminstration i Alvis

Följande kan göras av respektive skola:

  • Kursplaceringar/antagningar av fördelade elever *
  • Utskick av antagningsbesked och utskrift av intyg
  • Ändringar av slutdatum på elevnivå (observera att förlängningar som kan påverka elevens CSN måste eleven göras uppmärksam på)
  • Byten av kurs mot kurs om eleven vill byta studieform eller tid
  • Byten av delkurs i grundläggande utbildning då eleven kursplacerats fel
  • Byten av ordning på kurser som ingår i ett kurspaket
  • Avbrott
  • Betygsättning, låsning av betyg samt utskrifter av kataloger **
  • Uppsättning och underhåll av personalkonton. Meddela oss per mejl så ger vi kontot rätt behörighet.


Vi vill gärna att ni meddela oss per mejl (kontakt@jarfalla.se) att ni gjort administrativa förändringar.

* Observera att vi i vissa fall fördelar elever till skolorna trots att vi inte fått betyg från underliggande kurs. Ni måste då bevaka att eleven får betyg innan ni kursplacerar/antar. Om eleven ej tar betyg ska ni returnera eleven till oss.

** Glöm inte att låsa betygen och att skriva ut katalogerna då ni satt betygen. Ju fortare vi får katalogerna oss tillsända, desto snabbare blir hanteringen i kommunen med att godkänna betygen och att skicka dem till UHR.
 
 

Nyheter

Glömt Lösenord!

Har du glömt ditt lösenord klicka här
Vuxenutbildningen Järfälla, , Järfälla, Tel. 08-580 285 00
Alvis från Gotit Alvis från Gotit